So verbessern Sie Ihr Selbstmanagement und holen mehr aus sich heraus

Wer aktives Selbstmanagement betreibt, erleichtert sich die Arbeit, optimiert Abläufe und verhindert unnötige Tätigkeiten. So werden in kürzerer Zeit mehr Aufgaben erledigt und es entstehen Zeiträume für Freizeit.

SelbstmanagementWas ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement setzt sich aus den fünf Grundfaktoren „Ziele“, „Motivation“, „Planung“, „Zeitmanagement“ und „Organisation“ zusammen. Die Umsetzung dieser Faktoren soll dazu beitragen, mehr aus sich herauszuholen, um täglich alle anfallenden Aufgaben effektiv zu erledigen. Die eigene Lebens- und Arbeitsweise wird so optimiert, dass Aufgaben schneller oder in größerer Anzahl erledigt werden können, ohne am Ende des Tages gestresst und entkräftet zu sein.

Ziele

Wer ein klares Ziel vor Augen hat, kann zielführende Wege einschlagen und an der Umsetzung von passenden Strategien arbeiten. Zur Definition der Ziele sollte hinterfragt werden, ob es sich um eigene Ziele handelt oder um vorgegebene Ziele von anderen Personen. Nur wer Ziele verfolgt, hinter denen er klar selbst steht, setzt sich mit aller Kraft für die Umsetzung ein.

Motivation

Die Motivation ist die Powertaste für Geist und Körper. Nicht an jedem Tag ist die Motivation gleich stark. Ihre Stärke hängt vom eigenen Befinden und der Art der zu erledigenden Aufgaben ab. Mit folgenden Tricks kann die Motivation gesteigert werden:

  • ausgeschlafen sein,
  • Energie durch ausgewogene Ernährung und sportliche Betätigung schaffen,
  • unliebsame Aufgaben zuerst erledigen, damit sie aus dem Kopf sind und nicht lähmen,
  • sich vorstellen, wie man sich fühlt, sobald das Ziel erreicht ist,
  • an positive Konsequenzen denken, die die Erreichung des Ziels mit sich bringt.

Planung

Wer planlos an die Arbeit geht, macht häufiger Umwege oder vergisst wichtige Teilaufgaben. Deshalb ist am Abend ein Plan für den nächsten Tag zu erstellen, aus dem hervorgeht, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu erledigen sind. Wochen- und Monatspläne sind ebenfalls hilfreich.

Organisation

Die richtige Organisation spart viel Zeit. An einem aufgeräumten Arbeitsplatz lassen sich Materialien und Unterlagen schneller finden. Zu erledigende Aufgaben können so organisiert werden, dass an bestimmten Orten mehrere Dinge erledigt werden, um Zeit für Wege einzusparen.

Zeitmanagement

Um zu verhindern, dass Zeit vergeudet wird, sollten klare Arbeitszeiten festgelegt werden. Zeitmanagement und Planung werden kombiniert, indem für jede zu erledigende Aufgabe ein Zeitrahmen berücksichtigt wird. So wird ein zu langwieriges Aufhalten an einer Aufgabe verhindert und Stress vermieden. Beim Zeitmanagement werden zusätzlich Ruhepausen und Freizeit eingeplant.

Methoden zur Verbesserung des Selbstmanagement

Besonders effektiv ist die GTD-Methode („get things done“ – „erledige die Dinge“) des Amerikaners David Allen. Sie läuft in folgenden 5 Schritten ab:

  • Erstellung einer To-Do-Liste, um alle Aufgaben zu erfassen.
  • Unterteilung der Liste in Aufgaben, die einer Handlung bedürfen (sofort oder später zu erledigen; selbst zu erledigen oder zu delegieren) und Aufgaben, die unwichtig sind.
  • Organisation der Aufgaben durch Erstellung entsprechender Kategorien wie z.B. „längere Projekte“ und „Dringlichkeit“.
  • Kontrolle: Was ist erledigt? Was ist nicht mehr aktuell? Wo stehen noch Handlungen aus?
  • Erledigen der jetzt strukturierten Aufgaben.

Weitere Selsbtmangement- Methoden und viele weitere Infos zum Thema bieten Ratgeber und Sachbücher von Haufe Verlag.

So wird effektives Selbstmanagement verhindert

Es gibt neben fehlenden Zielen und unzureichender Motivation viele Faktoren, die das erfolgreiche Selbstmanagement unmöglich machen oder zumindest einschränken. Diese Möglichkeiten sollten im Hinterkopf behalten werden, um sie sich beim Auftreten bewusst machen zu können und sie zu eliminieren:

  • Sie können nicht „Nein“ sagen und haben dadurch mehr Aufgaben zu erledigen als sie schaffen könnten.
  • Bestimmte Aufgaben werden ständig vertagt und bleiben lähmend im Kopf. Sie sollten sofort erledigt werden.
  • Telefonate, Textnachrichten, Arbeitskollegen oder Gedanken zu anderen Themen lenken häufig ab. Die Arbeitsumgebung muss ruhig gestaltet werden. Handys und Emailbenachrichtigungen werden besser lautlos geschaltet.
  • Fehlende Rituale bei wiederkehrenden Aufgaben verhindern ein zügiges Beginnen mit der Arbeit. Es wird getrödelt.
  • Die falsche Zeitplanung sorgt für Zeitdruck, unerledigte Aufgaben und Stress. Großzügigere und realistische Zeitplanungen verhindern das Problem.
  • Die Aufbewahrung von nicht mehr benötigten E-Mails, Dokumenten und Akten erschafft eine erhebliche Unübersichtlichkeit. Wichtiges muss länger gesucht werden. Das Löschen und Entsorgen von Unwichtigem sollte zur Routinetätigkeit werden.

Mit diesen erfolgreichen Tipps wird das Selbstmanagement verbessert

1. Eigene Stärken und Schwächen erkennen

Das Bewusstsein über die eigenen Stärken ermöglicht die vorrangige Konzentration auf entsprechende Aufgabengebiete. Andere Aufgaben können nach Möglichkeit delegiert werden.

2. Fortbildungen nutzen

Nicht immer können Arbeiten delegiert werden. Deshalb sollten Schwächen und Unkenntnisse durch Fortbildungen beseitigt werden. So wird auch in diesen Bereichen ohne stundenlanges Recherchieren oder Nachfragen effektiv gearbeitet.

3. Prioritäten setzen

Wichtige Aufgaben müssen von belanglosen Dingen unterschieden werden, sonst geht wertvolle Zeit verloren.

4. Automatisierungen nutzen

Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden. Dazu werde Computerprogramme genutzt, in denen Vorlagen erstellt werden. Anschließend müssen jeweils nur noch einzelne Werte aktualisiert werden.

5. Fehler eingestehen

Niemand ist perfekt. Wenn Fehler gemacht wurden, entstehen durch zeitnahe Korrektur keine Folgefehler. Ebenso müssen fehlerhafte Strategien reflektiert und angepasst werden.

Fazit:

Selbstmanagement kann geübt und verbessert werden. So werden in kürzerer Zeit mehr Aufgaben erledigt und es entstehen Zeiträume für Freizeit.

In freundlicher Kooperation mit Haufe.de.

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